残業にもマナーがある!周りとの協調も重要な仕事の一部

いつも自分から進んで残業をする人っていますよね?新入社員で誰よりも遅くまで仕事をする姿勢は、「がんばって仕事を覚えよう」「今与えられている仕事を少しでも早く仕上げよう」といった前向きな評価をされる場合と、「ダラダラと仕事をして終われない」「時間内にすることができないのは能力がないのかもしれない」と良くない評価を得てしまう両刃の剣でもあります。そう、自己判断でする残業にもマナーがあって、「できる奴」「使えない奴」と評価が異なってくるんです。

・なぜ残業が必要なのかを説明して、上司に了解を得る

いつも自分から残業をするということが、「頼まなくてもやってくれる」という信頼になっていることがあります。それは、「残業する必要を理解してやっている」という信頼があるからなんですね。会社の風潮や残業代を節約しているところでは、残業はタブーとされているところもあります。周りの雰囲気に合わせて、今自分が受け持っている仕事の進み具合で残業は必要かを正しく把握し、必要なときには上司に一言相談をして了承を得るといいでしょう。

・「いつも残ってるから、頼みづらい」

いつも残業をしている人に、「今日、残業よろしく」とはなかなか言いづらいという側面もあります。「今日は残業」ではなく、「今日も残業」となってしまうことで、頼む方が気を使うというか、気が引けるというか…。これが普段、定時で帰る部下にであれば、「今日(は)残業、よろしくな」と言えるものですが、今日も残業するであろう部下に「今日(も)残業よろしくな」と言うと、「はい、いつもどおりです」となるのは、上司としても心中、バツが悪いと感じるんですね。

・理想的な残業のしかた

できることなら、指示がなければ残業はしない方がいいでしょう。定時までは仕事モード全開で、「残業はしないで帰るぞ!」くらいのパワーと意気込みで仕事に取り組みましょう。もし、自己啓発のためや、やらなくては明日の仕事に響くことがあれば、上司に理由を伝えて必要最小限の残業で帰るように心がけるべきです。

本当に残業が必要になったとき、上司から「悪いけど、今日は残業してくれないか?」と気軽に言われるような部下になることも、重要なコミュニケーションのとり方のひとつです。「アイツは使いづらくて」と思われるより、ずっとメリットが大きいですよ。

綺麗な机と書類の山の机、お客様に感心されるのはどっちだ!?

マンガやドラマでよく見かける会社のひとコマ。机の上に書類が山積みされていて、上司に「今日、残業よろしく」と肩をポンと叩かれたと同時に書類がドサドサッと崩れてくる…。実際そこまで仕事がたまっていたとしたら大問題ですが(笑)、机の上にいつも書類が積まれている人と、出社時と退社時には綺麗に片付けられている人がいるのは事実です。

・「片付けられない人」の特徴と言い分

片付かない人というのは、今取り組んでいる最中の仕事に関する資料などをすぐ見ることができるように、手元に置いておくパターンが多くみられます。言い換えれば、「また使うのにわざわざ仕舞うのは面倒だ」と考える傾向にあるようです。同じことが自宅の部屋を片付けられない人にも当てはまりますが、その共通点は「面倒だから」と「またすぐ使うから」。一度ソファやベッドに座ったり寝たりすると、もう動かなくていいようにリモコンや雑誌などが手の届く範囲に雑然と(見える)置かれているんですが、本人にしてみれば、「それが便利で面倒臭くない」のだとか。

・見た目にも実用的にも、理想は綺麗なオフィスづくりを目指すべき

確かに、参考資料などを取りに行く手間が省ければ、それだけ仕事が効率化されそうな気がしますが、では、毎日綺麗に片付けられている人は仕事の効率が悪いのかというと、決してそんなことはありません。むしろ、手持ちの仕事が順番にテキパキ片付けられて残す書類が少ないと考えられます。実質的な効果は別として、視覚的に「仕事ができる」と思われるのは、「いつも綺麗な机で仕事をしている人」の方だというのが理解できるでしょう。

また、訪問客が目にする光景としても、すっきり整頓されたオフィスと、各人が書類山積みで乱雑に見えるオフィスとでは、与える印象が全然違います。やはり綺麗なオフィスの方が快適な空間で仕事をしている=いい会社と評価されることになりますね。オフィスの机は個人の領域ではなく、会社の空間の一部であるということをよく理解して、綺麗にしておくことが社会人としての身だしなみのひとつになうでしょう。

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文書の書き方は基本が大事!後は応用するだけでOK!

社内文書も社外文書も、基本をマスターしていれば、後は時々の応用で理想的なものが作れます。裏を返せば、基本をマスターしていなければ相手にとって見づらい文書を作ってしまうことになるわけです。

【基本的な文書の各項目と書き方】

これから、上から順に書くべきことを説明します。細かな点は時々の状況によって変化することを踏まえた上で、基本をマスターしてください。

①作成日付(右寄せで) ②相手方の会社名・役職・氏名(社名で1行、役職と氏名は同じ行に) ③自分の社名・役職・氏名・連絡先(右寄せで。社名で1行、役職と氏名は2行目、連絡先は3行目、電話も書くなら4行目) ④大見出し(中央に) ⑤あいさつ文&簡単な用件 ⑥用件の詳細

【ポイント】

文書は、相手方がパッと目を通したときに、「何が用件なのか」を解りやすく作ることが肝心です。上のサンプルの場合、「千葉産業の吉田さんから、展示会の案内だな」というのがすぐにわかります。そして日時や会場、展示会の内容が「記」以降で解るように構成されています。挨拶文を入れつつ、内容は箇条書きですぐに解るような文書を作ることで、相手に伝えたいことを的確に伝えることができるようになります。また、「謹啓」には「謹白」、「記」には「以上」の締め言葉を書くことも忘れずに。

どこに座る?車や部屋での席順にはルールがある!

まずは、上下関係のおさらいからしておきましょう。取引先と自社が対等な力関係の場合、下から順に、「新入社員である自分<自社の役職順<取引先・お客様の役職順」となります。いくら相手が部長で、こちらが社長であっても、上下関係では取引先(お客様)の部長の方が上位になります。

【車での席順】

タクシーなどで移動する場合、乗り込む順番で座席が変わってしまいます。最下位に属する自分は後ろのドアを抑えて、上位の方が乗り込むエスコートをします。人数が4人の場合、①運転席の後ろ②助手席の後ろ③後部座席の真ん中④助手席となります。ただし、体格などで後部座席がいかにも狭くなるのがわかるときは、助手席に体格のいい人を乗せるケースもあります。

また、自社またはお客様の車で上司やお客様が運転するときは、①助手席②運転席の後ろ③助手席の後ろ④後部座席の真ん中…と上座が変化します。上司とお客様が会話しやすいように、助手席が上座になるのはイメージしやすいでしょう。

【室内での席順】

車だけでなく、部屋にも上座と下座があります。基本は「入り口から遠い方が上座、近いほうが下座」です。ただし、お客様数名と自社数名での打ち合わせなどになると、向き合って話をする必要があるため、入り口から遠い方の真ん中が①、その向かいが②、①の右隣が③、②の右隣が④と、変則的な順番になります。こうなるとその会社の慣習などが大きく影響しますので、「自分はどこに座ったらいいですか?」と上司に訊くのがいいでしょう。その中で、会社の会議室や応接室での上座・下座を覚えていきましょう。