むやみに出せばいいってもんじゃない!名刺の正しい使い方

自分の顔となる「名刺」。いろいろな場面で渡したりもらったりするものですが、誰にでも渡せばいいという物ではありません。どういうタイミングで、どのように扱うのがベターかをご紹介します。

・自分が訪問する場合

大前提として、初対面以外の方に名刺を渡すことはしません。何度も自己紹介をしているのと同じことになってしまいます。一つの取引で新たな相手(相手の上司や別部門の担当者など)が登場したときは、その方への初対面の挨拶として、名刺の交換をすることになります。訪問した自分から名刺を差し出すようにしましょう。「どこの誰」を最初に伝えるのは、来客側のマナーです。

まずは、自分が取引先などへ伺った場合です。応対に出てきた方に「佐久間様とのお約束で伺いました、○○商事の山崎と申します。」と用件を伝えつつ、名刺を渡します。そうすると、対応してくれた方はあなたの名刺を佐久間さんに渡し、取次ぎをしてくれます。改めて佐久間さんに名刺を渡す必要はありません。

もし、佐久間さんが不在だったときは、「名刺をお渡しいただけますでしょうか?」と対応してくれた方へ渡せば、「伺いました」というアピールになります。特に初対面の予定だった場合は、名刺を交換するところからスタートしますから、不在でも「自分の分身」は残していくようにします。

・自分が受付をする場合

逆に、自分の職場に来客があったときはどうしましょう?訪問客に決まった担当者がいる時は、自分の名刺は渡す必要はありません。名刺を出されたらお預かりをして、担当者にその名刺を渡せばOKです。

では、担当者が決まっていない、初訪問の方にはどうしたらいいでしょうか。まずは出された名刺を預かり、上司や先輩に対応の仕方を求めましょう。用のないアポなし営業という可能性もありますが、新たな取引先を開拓中の営業である場合は、担当部署が応対することもあります。自分でづしたらいいかわからないときは、「少々お待ちください」とお断りをしてから、その後の対応の方針を確認しましょう。このときも自分が担当者にならない限りは名刺を出す必要はありません。担当部署や担当者が決まったら、そこで「挨拶」が取り交わされます。