慌てず相手の名乗りを聴こう!自分がかけた電話の受け答え

プライベートでも同じことが言えますが、電話で最初に話をするのは「かけた側」ではなく「受けた側」ですよね?「はい、○○です。」という一言を聞いてから、「△△だけど、今大丈夫?」というような流れは皆さん共通のものでしょう。仕事での電話でも、かけた側は相手の名乗りを聞いてから発言するものです。

・知ってる?内線のしくみ

取引先が役所などの場合、代表電話のほかに内線番号が名刺に書かれていることも珍しくありません。まずは、この「内線への電話のかけ方」からお話していきましょう。

まずは、代表電話に電話をします。すると、「○○合同庁舎です」とか「○○市役所です」など、建物や役所名を名乗ってきます。かけ手であるこちらは、「内線1234番へお願いします」と伝えるだけでOKです。ここで自分の身元を名乗る必要はありません。内線電話というのは、一つの電話番号から何十、何百という内線番号へ取次ぎをするシステムで、最初に電話に出るのはオペレーターなんです。オペレーターは言われた内線へ電話を転送するだけなので、用件を伝えてもそれに対応はできません。

・相手との会話

直通電話や内線へつないでもらった電話は、相手の職場にかかります。ここで「○○株式会社です」とか「営業第一課です」という名乗りがあります。それを聞いてから、こちらも名乗り、話したい人への取次ぎをお願いすることになります。

典型的な名乗り方としては、「(挨拶)、(社名と自分の名前)、(お世話になっております)、(担当者への取次ぎ依頼)」でワンセットと覚えましょう。具体的に書いてみると…

「おはようございます。ABC商事の佐藤と申します。いつもお世話になっております。(相手も「お世話になっております」などと返答してきます。)恐れ入りますが、係長の山本様はいらっしゃいますでしょうか?」

「お世話になっております。私、ABC商事の佐藤と申します。(相手の返礼を聞いてから)お忙しいところ恐れ入りますが、山本係長はお手隙でいらっしゃいますか?」

と、挨拶と取り次ぎ依頼の中にも「会話」が存在しています。いきなり「ABC商事の佐藤ですけど、山本係長いらっしゃいますか?」と言うのはちょっといただけないですね。中小企業の中には「あ~、社長いる?」と、いかにも「俺のことは知ってるだろ?」という電話をしてくる人もいますが、それが礼を失した電話のかけ方であることは想像できるでしょう。

・役職に「さん」や「様」はつけない!

上の例で、「山本係長はいらっしゃいますでしょうか?」というのに違和感を覚えた方もいるでしょう。「呼び捨てでいいの?」と感じたからかと思われますが、役職はそれだけで「さん」とか「様」と同じ役割を果たしています。なので、「山本係長様」は「山本さん様」と言っているようなものです。どうしても違和感があるときは、「係長の山本様」など、役職を先、名前を後にするといいでしょう。