文書の書き方は基本が大事!後は応用するだけでOK!

社内文書も社外文書も、基本をマスターしていれば、後は時々の応用で理想的なものが作れます。裏を返せば、基本をマスターしていなければ相手にとって見づらい文書を作ってしまうことになるわけです。

【基本的な文書の各項目と書き方】

これから、上から順に書くべきことを説明します。細かな点は時々の状況によって変化することを踏まえた上で、基本をマスターしてください。

①作成日付(右寄せで) ②相手方の会社名・役職・氏名(社名で1行、役職と氏名は同じ行に) ③自分の社名・役職・氏名・連絡先(右寄せで。社名で1行、役職と氏名は2行目、連絡先は3行目、電話も書くなら4行目) ④大見出し(中央に) ⑤あいさつ文&簡単な用件 ⑥用件の詳細

【ポイント】

文書は、相手方がパッと目を通したときに、「何が用件なのか」を解りやすく作ることが肝心です。上のサンプルの場合、「千葉産業の吉田さんから、展示会の案内だな」というのがすぐにわかります。そして日時や会場、展示会の内容が「記」以降で解るように構成されています。挨拶文を入れつつ、内容は箇条書きですぐに解るような文書を作ることで、相手に伝えたいことを的確に伝えることができるようになります。また、「謹啓」には「謹白」、「記」には「以上」の締め言葉を書くことも忘れずに。